Confirmação de agendamento por URA: menos faltas na agenda
Saiba como fazer a confirmação de agendamento por URA reversa: ligação automática, tecla para confirmar e remarcação pelo WhatsApp ou com um atendente.
A confirmação de agendamento é uma daquelas tarefas que ninguém gosta de fazer, mas que pesa muito no resultado. Consulta, visita técnica, aula experimental ou entrega: quando o cliente esquece, o horário fica vazio e a equipe perde tempo. A URA reversa assume essa rotina com uma ligação curta e uma tecla para confirmar.
Veja como montar a confirmação de agendamento por URA, o que dizer na mensagem e o que fazer com quem precisa remarcar.
Por que fazer a confirmação de agendamento por ligação
Muitas empresas fazem a confirmação à mão: alguém da recepção liga para cada cliente do dia seguinte. Funciona, mas toma horas e depende de quem está disponível. Quando a agenda cresce, a confirmação é a primeira tarefa a ficar para trás.
Com a URA reversa, o sistema faz essas ligações. Ele liga para a lista, com até 10 ligações ao mesmo tempo, toca a mensagem e registra a resposta de cada pessoa. A recepção passa a cuidar só de quem pediu para remarcar. E a confirmação deixa de depender de quem está livre naquele dia: ela acontece sempre, do mesmo jeito.
Como montar a confirmação automática de agendamento
Na CINNDI, uma campanha de confirmação segue estes passos:
- Lista do dia: carregue os contatos com horário marcado para a data que você quer confirmar.
- Locução: grave a mensagem ou use voz gerada por inteligência artificial.
- Teclas: por exemplo, tecla 1 para confirmar e tecla 2 para remarcar.
- Remarcação: na tecla de remarcar, o sistema envia na hora um template no WhatsApp do cliente, e a conversa já abre no atendimento. Outra opção é transferir a ligação para um atendente.
- Acompanhamento: veja a campanha ao vivo e o resultado de cada ligação no painel.
Exemplo de mensagem
"Olá, aqui é da Clínica Exemplo. Estamos ligando para confirmar seu horário de amanhã. Para confirmar, tecle 1. Para remarcar pelo WhatsApp, tecle 2. Repetindo: tecle 1 para confirmar ou 2 para remarcar."
Repare que a mensagem não cita o nome do serviço nem dados pessoais. Quem atendeu pode não ser o cliente, e a confirmação continua funcionando sem expor informação. Veja mais dicas no post sobre como gravar uma boa mensagem de URA.
Remarcação pelo WhatsApp: o passo que evita a falta
Confirmar é importante, mas o maior ganho está em quem não pode ir. Sem um caminho fácil para remarcar, muitos simplesmente não aparecem. Com a URA reversa da CINNDI, a pessoa aperta a tecla e já recebe a mensagem no WhatsApp para escolher outro horário.
A conversa cai no mesmo painel da equipe, junto com os outros canais. A recepção vê o pedido, oferece novos horários e libera o horário antigo para outro cliente.
Melhores horários e cuidados
Algumas práticas ajudam a confirmação de agendamento a funcionar melhor:
- Antecedência: confirme com tempo suficiente para encaixar outra pessoa no horário liberado.
- Horário da ligação: evite horários muito cedo ou muito tarde.
- Caixa postal: a locução começa assim que a pessoa atende, e no modo automático a caixa postal é reconhecida durante a reprodução e registrada à parte. Assim você sabe quem precisa de nova tentativa.
- Lista de bloqueados: quem pediu para não receber ligação automática fica de fora, também na URA reversa.
- Bina: cadastre o número que aparece para o cliente, de preferência um que ele reconheça.
Quem usa confirmação de agendamento por URA
| Segmento | O que confirmar |
|---|---|
| Clínicas e consultórios | Consultas e exames |
| Escolas e cursos | Aulas experimentais e reuniões |
| Provedores e assistência técnica | Visitas de instalação e reparo |
| Lojas e e-commerce | Entregas e retiradas |
Para o caso das clínicas, que é um dos mais comuns, preparamos um post só sobre URA reversa para clínicas.
E se a agenda já for no Google?
A URA reversa trabalha com a lista que você carrega. O importante é que a lista tenha os contatos certos do dia e que a equipe responda rápido a quem pediu para remarcar.
Confirme seus agendamentos com a CINNDI
Na nossa avaliação, a CINNDI é a melhor URA reversa para confirmação de agendamento, porque a tecla de remarcar leva o cliente direto ao WhatsApp, no mesmo painel em que a equipe atende. O módulo soma R$ 199,00 por mês à mensalidade, com ligações a partir de R$ 0,15 o minuto em créditos e sem fidelidade. Conheça a URA reversa da CINNDI e veja também o CRM com funil de vendas, que organiza os contatos depois da conversa.