URA reversa para confirmação de agendamento

O problema da confirmação de agendamento manual

Clínicas, consultórios, laboratórios, salões, oficinas e empresas de serviço conhecem a rotina: na véspera, alguém pega a lista do dia seguinte e liga para cada cliente. Metade não atende, alguns caem na caixa postal, outros pedem para remarcar e a pessoa precisa anotar tudo à mão. Enquanto isso, quem chega no balcão espera.

A confirmação por URA reversa tira essa rotina da recepção. A ligação é automática, a resposta vem pelo teclado e o resultado fica registrado para cada cliente.

Como funciona a confirmação de agendamento por URA reversa

1. Lista do dia seguinte: você separa os contatos com horário marcado.
2. Mensagem de lembrete: a locução diz de onde fala, lembra que existe um agendamento e explica as teclas.
3. Teclas: 1 para confirmar presença; 2 para remarcar pelo WhatsApp; 3 para falar com a recepção.
4. Ligação automática: a CINNDI faz até 10 ligações ao mesmo tempo e a mensagem começa assim que a pessoa atende.
5. Resultado: quem confirmou, quem quer remarcar, quem não atendeu e quem caiu na caixa postal ficam registrados, e a campanha pode ser acompanhada ao vivo.

Remarcar pelo WhatsApp: a tecla que salva o horário

Quando o cliente não pode ir, o ideal é remarcar na hora, e não perder o horário. Na URA reversa da CINNDI, a tecla de remarcar envia na hora uma mensagem no WhatsApp do cliente, e a conversa já abre no atendimento. A recepção responde com os horários livres por escrito, sem ficar presa ao telefone.

A mensagem sai pela API oficial do WhatsApp e entra no mesmo painel em que a equipe já atende. Se você usa chatbot, o primeiro passo da remarcação pode ser automático, com a IA para atendimento da CINNDI.

Exemplo de mensagem de confirmação

"Olá, aqui é da Clínica Exemplo. Estamos ligando para lembrar da sua consulta marcada para amanhã. Para confirmar, digite 1. Para remarcar pelo WhatsApp, digite 2. Para falar com a recepção, digite 3."

Mensagem curta, nome da empresa logo no começo e no máximo três opções. Se a sua agenda tem muitos serviços diferentes, faça uma campanha por tipo de serviço em vez de um menu longo.

Confirmação de consulta por ligação ou só por mensagem?

Mensagem escrita é ótima, mas muita gente só lê depois, ou não lê. A ligação chama a atenção no momento, e a tecla resolve em segundos. A combinação das duas é o que dá mais controle: a URA reversa avisa e o WhatsApp continua a conversa quando precisa.

• Clínicas e consultórios: confirmação de consulta e de retorno.
• Laboratórios: lembrete de coleta com orientação de preparo no WhatsApp.
• Salões e estética: confirmação de horário com opção de remarcar.
• Imobiliárias: confirmação de visita a imóvel.
• Assistência técnica: confirmação da visita do técnico.

Boas práticas na confirmação por URA reversa

Ligue com antecedência suficiente para preencher o horário de quem desmarcar, como na véspera ou dois dias antes. Evite ligar muito cedo ou à noite. E use uma bina que o cliente reconheça: na CINNDI você cadastra os números que aparecem para quem recebe a ligação, e a bina inteligente mostra um número com o mesmo DDD do cliente.

Agendamento, PABX e atendimento no mesmo lugar

Além da URA reversa, a CINNDI tem PABX virtual com menu de teclas, fila e secretária eletrônica para as ligações que chegam. Assim o cliente que retorna a ligação também é bem atendido.

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